המזכירה
- לפני
- חלק ניכר מהיום הלך על משימות חוזרות: תזכורות, קישורי תשלום, מעקב אחר תשלומים ועדכוני סטטוס.
- היום
- חלק גדול מהמשימות האלה רץ היום במערכת, והזמן מתפנה לשירות אישי למטופלים ולמקרים שצריכים מענה אנושי.
בריאות וטיפולים · מערכת CRM ותפעול
המכון לשיפור תפקודי המוח של ד״ר קורל שחר
ממערכת לידים בסיסית למערך ניהול טיפולים, גבייה ובקרה.
הפעילות במכון גדלה, והתפעול עדיין נשען על מעקב לידים בסיסי ב־monday.com ועל עבודה ידנית. אפיינו והטמענו מערכת שמחברת תיאום טיפולים, גבייה, תקשורת עם מטופלים ובקרה ניהולית.
תיאום טיפולים ניהול מטופלים גבייה וחשבוניות תקשורת ב־WhatsApp בקרה ניהולית הלקוח
מרכז טיפולים שעובד עם צוות מטפלות.
המכון של ד״ר קורל שחר מציע טיפולים המבוססים על נוירו־תרפיה ושיפור תפקודי המוח, לילדים, למבוגרים, לזוגות ולמשפחות. הטיפולים ניתנים על ידי צוות מטפלות, במכון ובמפגשים מקוונים.
למכון יש גם מכללה ללימודי תעודה. הפרויקט עסק בפעילות הטיפולית בלבד.
- כמה מטפלות, לכל אחת יומן וקישור קביעה משלה
- סוגי טיפולים שונים ומטופלים שחוזרים לטיפולים נוספים
- קביעות, שינויי מועד וביטולים שוטפים
- תשלום וחשבונית לכל טיפול
- קשר שוטף עם המטופלים
האתגר
עסק בצמיחה, תפעול שעדיין נשען על עבודה ידנית.
המכון כבר עבד עם monday.com, אבל בעיקר כטבלה למעקב אחר לידים. ככל שהפעילות גדלה, גדלה גם העבודה סביב כל טיפול, וחלק משמעותי ממנה נעשה ידנית.
המזכירה הקדישה חלק ניכר מהיום למשימות חוזרות, וההנהלה הייתה צריכה תמונת מצב ברורה יותר על הטיפולים והגבייה.
המטרה לא הייתה לשנות את הדרך שבה המכון עובד, אלא לחבר ולאוטמט את התהליכים הקיימים, כך שהתשתית תעמוד בקצב הצמיחה.
הפתרון
אקוסיסטם אחד שמחבר את פעילות המכון.
אחרי אפיון של תהליכי העבודה במכון, הרחבנו את סביבת monday.com הקיימת והפכנו אותה למערכת הניהול המרכזית.
במקום לרכז הכול בכלי אחד, כל פלטפורמה נשארה אחראית על התחום שלה, ו־Make מחבר ביניהן. המידע עובר בין המערכות בלי העתקה ידנית, וכל עדכון חוזר למקום אחד.
-
קביעת טיפולים יומן וקישור קביעה לכל מטפלת -
מערכת הניהול המרכזית מטופלים, טיפולים, עסקאות ודשבורדים -
ומשם, בהתאם לתהליך:
-
מסמכי חיוב ותשלומים קישורי תשלום וחשבוניות -
WhatsApp SendPulse תקשורת עם מטופלים הודעות, תזכורות וצ'אטבוט לשירות עצמי
-
שכבת האוטומציה מעבירה מידע בין המערכות ומפעילה את התהליכים עדכוני תשלום וסטטוסים חוזרים ל־monday.com
מה בנינו
ארבעה תחומים שהמערכת מנהלת ביום־יום.
-
ניהול מטופלים וטיפולים
כל מטופל משויך למטפלת שלו, עם היסטוריית הטיפולים והסטטוס של כל טיפול. קביעות, שינויי מועד וביטולים ב־Calendly מתעדכנים במערכת אוטומטית.
-
גבייה ותשלומים
לכל טיפול נפתחת עסקה ונוצר מסמך חיוב ב־Morning. המטופל מקבל קישור לתשלום, הסטטוס מתעדכן כשהתשלום מתקבל, והחשבונית נשלחת אליו.
-
בקרה ושליטה ניהולית
דשבורדים שמראים להנהלה את הפעילות הכספית והגבייה, את היקף הטיפולים של כל מטפלת, את הפעילות החודשית, טיפולים פתוחים ותשלומים שעוד לא התקבלו.
לוגיקה עסקית
לא רק חיבור בין מערכות. התאמה לתהליכים של העסק.
החוקים שהמכון עובד לפיהם בנויים לתוך המערכת. הדוגמה הבולטת: טיפול ראשון וטיפול נוסף מנוהלים במסלולי תשלום ותזכורות שונים.
נקבע טיפול
טיפול ראשון או טיפול נוסף?המערכת מזהה לפי מועדי הטיפולים של המטופל
טיפול ראשון
קישור התשלום נשלח כבר עם הקביעה, ותזכורות תשלום יוצאות לפני מועד הטיפול.
טיפול נוסף
קישור התשלום נשלח ביום הטיפול, והמעקב אחר התשלום נמשך אחריו עד שהוא מתקבל.
סטטוס העסקה והגבייה מתעדכן ב־monday.com
שינוי מועד או ביטול? המערכת בודקת מחדש איזה טיפול הוא הראשון, ומעדכנת את קישורי התשלום והתזכורות בהתאם.
-
ביטול טיפול
ביטול דרך הצ'אטבוט מבטל את האירוע ב־Calendly, את מסמך החיוב ואת התזכורות, ומעביר את העסקה לסטטוס בוטל.
-
תשלום שלא התקבל
תשלום שמתעכב מסומן לטיפול ופותח משימת מעקב למזכירה, כדי שתיצור קשר עם המטופל.
ההשפעה
פחות עבודה ידנית. יותר זמן לאנשים ולניהול.
ההנהלה
- לפני
- נדרשה תמונת מצב ברורה יותר על הטיפולים, המטפלות והגבייה.
- היום
- מעקב שוטף מתוך המערכת והדשבורדים, כולל טיפולים ותשלומים שעדיין פתוחים.
המכון ממשיך לגדול, והמערכת ממשיכה להתפתח יחד איתו לפי הצרכים שעולים מהשטח.
הכלים בפרויקט
-
-
-
-
- WhatsApp
- SendPulse
גם בעסק שלכם יש תהליכים שאפשר לנהל טוב יותר?
בואו נבחן יחד איך מערכת CRM מותאמת יכולה לחבר בין הכלים, לייעל את העבודה ולשפר את השליטה הניהולית.