עו"ד מירי טיטנסקי עוסקת בגישור ומנהלת כמות גדולה של תיקים במקביל. עם הזמן, היא הבינה שהדרך בה המשרד מתנהל כבר לא מתאימה להיקף העבודה – ונדרש פתרון שיספק סדר, מעקב, ויכולת שליטה אמיתית על כלל התהליכים.
כל פעילות הניהול התבצעה באמצעות קבצי אקסל.
תיקי הגישור, הפגישות, המועדים, והמשימות – הכול נוהל בגיליונות נפרדים. שליחת תזכורות, תיאום פגישות עם הצדדים, ומעקב אחרי משימות נעשו באופן ידני לחלוטין, דבר שדרש זמן רב והגביר את הסיכון לטעויות או פספוסים.
לא הייתה מערכת שמציגה תמונת מצב כוללת של כלל התיקים והשלבים, לא היה תיעוד מסודר למשימות לפי סטטוס, והפקת דוחות התבצעה ידנית באמצעות סינון וחיפוש בקבצים.
המערכת שהייתה דרושה לה – לא הייתה קיימת "מהמדף", והפתרון חייב להיות מותאם באופן מלא לאופי העבודה של משרד גישור עצמאי.
פיתחנו עבור עו"ד טיטנסקי מערכת מידע מותאמת אישית שמרכזת את כל פעילות המשרד – ניהול תיקים, משימות, פגישות ודוחות.
לכל תיק נפתח כרטיס מידע מלא הכולל את פרטי הצדדים, עורכי הדין, סטטוס התיק, קבצים רלוונטיים, שלבי טיפול, וזמני עבודה. מתוך הכרטיס ניתן לשלוח מיילים לתיאום או תזכורת, עם תבניות אוטומטיות והקבצים הדרושים.
ניהול המשימות נעשה באופן מסודר, עם סטטוסים ברורים והתראות פנימיות. חלק מהמשימות נוצרות אוטומטית לפי שלב התיק, וחלק מתווספות ידנית לפי הצורך. לתיאום פגישות, המערכת שולחת קישור ייעודי לקביעת מועד דרך Calendly.
נוסף לכך, נבנה ארכיון תיקים עם מנגנון חיפוש וסינון, ודשבורד נתונים המציג תמונת מצב מלאה: כמות תיקים לפי סטטוס, התקדמות בין שלבים, תיקים שעברו ממהות לגישור, וגרפים חודשיים.
המערכת איפשרה לעו"ד טיטנסקי לשפר את ההתנהלות בצורה מהותית – עבודה מסודרת, ניהול יעיל של כל משימה ותיק, הפחתת עומס ידני, ויכולת לטפל ביותר תיקים במקביל בלי לאבד שליטה.
לבינתיים , עד שנדבר – מומלץ לחשוב ולרשום את התהליכים בעסק שאותם נרצה לייעל או להפוך לאוטומטיים!
נדבר בקרוב
